Location de matériel de visioconférence : louer ou acheter vos salles ?
Équiper une salle de visioconférence demande quelques milliers d’euros pour une petite salle, et plusieurs dizaines de milliers pour une salle du conseil. La location vous permet de payer ce matériel au mois, avec l’installation et le support compris. Cet article vous explique comment elle fonctionne, ce qu’elle change par rapport à l’achat et ce qu’il faut vérifier avant de signer.
Nous parlons ici de location longue durée, pour des salles que vous utilisez tous les jours. Si vous cherchez du matériel pour un événement d’une journée, c’est un autre besoin, que nous abordons en fin d’article.
Location ou achat du matériel de visioconférence
Le matériel installé est identique dans les deux cas. La différence porte sur la façon de le payer et sur la gestion des pannes.
| Achat | Location avec mensualité tout compris | |
|---|---|---|
| Paiement | Un montant au départ, ou échelonné | Un loyer fixe chaque mois |
| Propriété du matériel | Vous êtes propriétaire | Vous en avez l’usage pendant le contrat |
| Garantie | Garantie constructeur, souvent 2 ans | Comprise pendant toute la durée du contrat |
| Support et dépannage | En option, à négocier à part | Compris dans la mensualité |
| Panne | Diagnostic, puis devis de réparation | Remplacement compris |
| Bilan | Immobilisation amortie | Loyers en charges |
| Budget de l’année | Variable selon les pannes et les renouvellements | Connu à l’avance |
Ce que comprend la location de matériel de visioconférence chez complit
Notre formule de location regroupe dans un seul loyer tout ce dont une salle a besoin pour fonctionner.
Le matériel est choisi selon la taille de la salle. Il s’agit d’une barre de visioconférence ou d’une caméra avec des micros séparés, accompagnée du contrôleur de table et, selon le projet, de l’écran.
Nous commençons par visiter la salle. Nous posons ensuite le matériel, nous le configurons sur votre plateforme, que ce soit Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms ou Google Meet, et nous formons vos équipes à son utilisation.
Si un équipement tombe en panne, nous le remplaçons sans frais. Notre support décroche en moins de 2 minutes, et à Paris un technicien peut être sur place en moins de 2 heures. Toute l’installation est faite par nos techniciens, sans sous-traitance, et vous gardez un seul interlocuteur pour le matériel, la pose et le dépannage.
La plupart de nos clients s’engagent sur 36 mois, et des durées de 12 ou 24 mois sont aussi possibles. En moyenne, une salle revient à 190 euros par mois sur 36 mois. Le montant exact dépend de la taille de la salle et du matériel retenu. À la fin du contrat, le renouvellement du matériel va avec le renouvellement du contrat, et vous repartez sur du matériel récent.
Pour vous permettre de juger sur pièce, le premier mois est offert sur une salle. Vous l’utilisez avec vos équipes et vos vraies réunions avant d’équiper les autres.
L’exemple des CFF : 600 salles payées au mois
Les Chemins de fer fédéraux suisses ont équipé environ 600 salles de réunion en Room-as-a-Service avec Logitech et l’intégrateur Auviso. Le contrat court sur cinq ans, avec une redevance mensuelle fixe qui comprend l’installation, la maintenance et le renouvellement du matériel. Le déploiement, prévu sur cinq ans, a été bouclé en trois (étude de cas Logitech).
Une étude menée en 2026 par The Harris Poll pour Logitech, auprès d’entreprises de plus de 500 salariés, montre que le sujet dépasse ce cas. En France, 72 % des répondants disent que leurs collaborateurs rencontrent au moins de temps en temps des difficultés techniques au travail, et 49 % trouvent la technologie de leurs bureaux plus complexe qu’il y a un an. L’échantillon français compte 200 personnes, ces chiffres sont donc à lire comme des tendances.
Une PME n’a pas 600 salles, et elle a rarement un technicien audiovisuel dans ses effectifs. Avec une location tout compris, c’est le prestataire qui suit le matériel à votre place.
Leasing et financement du matériel audiovisuel : crédit-bail ou location financière ?
Ces mots désignent des façons de financer du matériel professionnel, et on les retrouve dans les devis de matériel audiovisuel.
Le crédit-bail comporte une option d’achat : en fin de contrat, vous pouvez devenir propriétaire du matériel pour un prix fixé dès la signature. La location financière n’en prévoit pas, et en fin de contrat vous rendez le matériel ou vous prolongez la location. Le mot leasing est souvent employé pour l’un ou l’autre.
Ces contrats couvrent le financement du matériel. Une mensualité tout compris y ajoute ce qui fait qu’une salle fonctionne au quotidien : l’installation, le support et le remplacement en cas de panne.
Sur le plan fiscal, les loyers sont en principe déductibles du résultat imposable, et la TVA est récupérable si votre entreprise y est assujettie. En comptabilité, ils sont enregistrés en charges et le matériel n’apparaît pas à l’actif de votre bilan.
Les points à vérifier avant de signer
Un contrat de location de matériel de visioconférence s’étale sur plusieurs années. Quelques questions méritent d’être posées dès le devis :
- L’écran, le câblage et les supports sont-ils dans la mensualité, ou seulement la barre de visio ?
- Les licences de salle Microsoft Teams Rooms Pro ou Zoom Rooms sont-elles comprises ou facturées à part ?
- En combien de temps un équipement en panne est-il remplacé, et qui se déplace ?
- Qui appelez-vous en cas de problème : l’intégrateur, le constructeur ou l’organisme de financement ?
- Pouvez-vous équiper une nouvelle salle en cours de contrat, et à quelles conditions ?
- Que deviennent le matériel et la mensualité à la fin du contrat ?
Pour estimer le budget de départ, notre article sur le budget d’une salle de visioconférence donne les fourchettes de prix par taille de salle. Le choix de l’écran se fait avec notre calculateur de taille d’écran. Et si vous hésitez sur la barre, notre article sur la Logitech Rally Bar 2 détaille le modèle que nous installons le plus souvent dans les salles moyennes et grandes.
Location de système de visioconférence pour un événement
Quand on tape “location matériel audiovisuel” sur Google, on tombe surtout sur des loueurs événementiels, qui livrent des écrans et des micros pour une journée ou un week-end. Ce besoin est différent de l’équipement d’une salle de réunion que vous utilisez toute l’année.
Pour une assemblée générale ou un séminaire, nous pouvons louer le micro à lancer Catchbox pour l’occasion. Il fait circuler la parole dans une grande salle, et il se raccorde à votre système de visioconférence pour que les participants à distance entendent les questions.
En résumé
La location de matériel de visioconférence vous permet d’équiper vos salles sans immobiliser de trésorerie, avec un loyer connu à l’avance. Chez complit, ce loyer comprend le matériel, l’installation, le support et le remplacement en cas de panne, pour 190 euros par mois en moyenne sur 36 mois. Le premier mois est offert sur une salle pour que vous puissiez juger par vous-même.
Tout le détail de nos installations se trouve sur notre page installation de salle de visioconférence. Pour chiffrer vos salles en location, vous pouvez parler à un chef de projet.
